ره آورد

یکی از مسائلی که ارائه دهندگان مطالب بخصوص کسانی که از نرم‌افزار پاورپوینت استفاده می‌کنند با آن مواجه هستند، خسته کننده بودن اسلاید‌هاست. این مساله باعث می‌شود که مخاطبین انگیزه توجه به مطالب را از دست بدهند.

در اینجا ده نکته اساسی و ساده را به شما یاد‌آوری می‌کنم تا در ارائه بعدی خود به آنها توجه کنید و نتیجه آنرا ببینید. با استفاده از این نکات شما می‌توانید حداکثر جلب توجه مخاطب را داشته باشید.

 

1- پیش‌نویس تهیه کنید.

کمی برنامه ریزی به شما کمک می‌کند راه خود را تا هدف نهایی به راحتی بپیمایید. اکثر ارائه‌های پاورپویت (یا بسته‌های نرم‌افزاری مشابه) به صورت بی‌نظم و به یکباره (ad hoc) تهیه می‌شوند. شما باید همیشه به این نکته توجه کنید که مطالبی را که می‌خواهید ارائه دهید چگونه بصری (visualize) کنید.

بهتر است ابتدا اسلایدهای خود را روی کاغذ برنامه ریزی کنید و پس از رسیدن به نتیجه مطلوب آنرا در نرم‌افزار قرار دهید. مطمئن شوید که پیش‌نویس شما به روشنی مقدمه، اصل مطلب و نتیجه را در بر دارد و نمایش می‌دهد.

 

2-هر اسلاید یک موضوع

در هر لحظه چیزی که در اسلاید شما دیده می‌شود باید دقیقاً مطابق مطلبی باشد که شما در حال صحبت درباره آن هستید. معمولاً مخاطبین به محض نمایش یک اسلاید آنرا می‌خوانند؛ حال اگر شما 4 مطلبی را که می‌خواهید به ترتیب درباره آن صحبت کنید در یک اسلاید نمایش دهید مخاطبین شما سه قدم از حرف‌های شما پیشی می‌گیرند.

ارائه خود را طوری طراحی کنید تا در هر لحظه فقط یک نکته یا موضوع نمایش داده شود.

 

3-بدون پاراگراف

اکثر ارائه‌ها به این دلیل شکست می‌خورند که به صورت یک سند کامل تهیه می‌شوند، به این صورت که تمامی مطلبی که قرار است ارائه شود در اسلایدها نوشته می‌شود.

اسلایدهای شما مثال‌هایی تصویری از کل مطلب ارائه شده است، نه کل مطلب. این اسلایدها باید نکات مهم و کلیدی مطالبی را که شما در حال صحبت درباره آنها هستید مشخص سازند.

پاورپوینت و نرم‌افزارهای مشابه آن دارای بخشی به نام یادداشت‌ها (Notes) هستند که مطالبی را که در آن درج می‌کنید فقط در کامپیوتر ارائه دهنده نمایش می‌دهند، برای یادآوری مطالب بدون نمایش آنها می‌توانید از این قسمت یا از چند برگ کاغذ استفاده کنید.

اگر لازم بود مطالبی را بر روی صفحه نمایش قرار دهید (مانند یک نقل قول) هرگز برای خواندن آن به مخاطبان خود پشت نکنید. آنرا از حفظ بخوانید یا از روی یک تکه کاغذ.

 

4- به طراحی توجه کنید

پاورپوینت و نرم‌افزارهای مشابه امکانات بسیاری را برای جلب توجه مخاطبین در خود جای داده‌اند، برای مثال شما می‌توانید از جلوه‌های محو شدن و ظاهر شدن، چرخیدن، چشمک زدن و … برای جلب توجه مخاطبین به یک نکته خاص استفاده کنید؛ اما در ایجاد افکت‌ها و قالب‌های هنری زیاده روی نکنید.

• از یک فونت خوانا و ساده استفاده کنید و تا جایی که ممکن است از اندازه‌های بزرگتر استفاده کنید.
• توجه کنید که متن و پشت‌زمینه رنگ‌های مخالف داشته باشند.
• برای جلوگیری از خستگی چشم مخاطبین بهتر است از زمینه تیره و نوشته های روشن استفاده کنید.

 

5- استفاده از تصاویر و عکس‌ها

دو دیدگاه در این مورد وجود دارد:

دیدگاه اول معتقد است که تصاویر می‌توانند گویای مطالب بسیاری باشند اما دیدگاه دوم تصاویر را جزءی غیر ضروری در ارائه‌های می‌داند.

اما به نظر من راه میانه بهتر است، پس از عکس‌ها زمانی استفاده کنید که اطلاعات مهم و ارزشمنید از طریق آنها به مخاطب ارائه شود.

نکته: از Clipartهای پاورپوینت استفاده نکنید، زیرا تکراری شده‌اند و دیگر جذابیت ندارند.

 

6- بیرون از صفحه فکر کنید

توجه کنید که اسلایدها فقط بخشی از مجموعه ارائه شما هستند؛ بخش اصلی هم نیستند.

چگونگی پوشش و حرکات شما نیز جزءی از ارائه است. مخاطبین باید در میان همه این بخش‌ها فقط روی مطالب شما تمرکز کنند، پس در ارائه هرچه به‌کار می‌برید جهت جلب توجه مخاطب به مطالب است.

باید همیشه آماده باشید که اگر با قطع شدن برق یا خراب بودن کامپیوتر مواجه شدید بتوانید به بهترین شکل و بدون استفاده از اسلاید مطالب خود را ارائه دهید.

 

7- جذب کنید

یک ارائه دهنده خوب به سرعت مخاطب خود را به دام می‌اندازد و وی را به داخل مطالب هدایت می‌کند.

ارائه خود را با یک سوپرایز یا یک توطئه شروع کنید، چیزی که مخاطب شما مجبور به سکوت و توجه شود. یکی از بهترین راه‌ها به بازی گرفتن احساسات جاه طلبانه مخاطبین است؛ بگویید که با توجه به مطالب به چیزی دست پیدا می‌کنند که آنها نتوانند از آن چشم پوشی کنند. فراموش نکنید که فقط باید درباره موضوع و مطلب خود اغراق کنید نه اینکه پیشنهاد دروغ بدهید.

 

8- سوال بپرسید

سوالات حس توجه و مشارکت مخاطبین را برمی‌انگیزد. یک سوال بپرسید و بگذارید مخاطب درباره پاسخ آن که در اسلاید بعدی قرار دارد فکر کند، با این کار مخاطب به مطالب بعدی توجه بیشتری خواهد کرد.

 

9- تحریک کنید

یکسره و با یک تن صدای ثابت حرف زدن باعث خواب آلودگی و کم شدن توجه مخاطبین می‌شود (معمولاً اساتید تاریخ به این صورت تدریس می‌کنند). شما باید هنگام صحبت درباره مطالب خود طوری حرف بزنید که گویی در حال صحبت با یک دوست هستید نه در حال روخوانی یک کتاب. برای جلب توجه مخاطبین خود تن صدای خود را تغییر دهید حتی در مواردی با صدای بلند نکته را متذکر شوید تا آنهایی را که چرت می‌زنند سرحال بیاورید.

 

10- قوانین را فراموش کنید

حال که قوانین بالا را فراگرفتید وقت آن است که همه قوانینی که که تا امروز درباره ارائه خواندید و یادگرفتید یکجا فراموش کنید. برای داشتن یک ارائه واقعاً خوب و تاثیر گذار شما باید بتوانید مطالب را در قالبی جدید و جذاب ارائه کنید و از کلیشه‌ها فاصله بگیرید.

 

این مطلب برداشت آزادی است از مقاله 10 Tips for More Effective PowerPoint Presentations